事務所の整理整頓アイデア20選｜5S活動・業務効率化につながる改善事例を解説
事務所の整理整頓を進めることで、書類や備品を探す時間の削減や、業務効率化につながります。しかし、何から取り組めばよいのかわからず、整理整頓が定着しない事務所も少なくありません。
この記事では、事務所の整理整頓アイデア20選をはじめ、5S活動の基本的な考え方や企業の改善事例を解説します。
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1．事務所の整理整頓を成功させる5S活動の考え方
5S活動は、整理・整頓・清掃・清潔・しつけの5つの要素を通じて、職場環境を継続的に改善する手法です。
ここでは、5S活動を構成する5つの要素について解説します。
（1）整理｜不要なものを区別して処分する
整理は、事務所内にある書類や備品を見直し、業務に必要なものと不要なものを区分する取り組みです。使用していない物品や保管目的が不明な資料を残したままにすると、収納スペースを圧迫し、必要な物を探す際の妨げになります。まずは現状を把握し、処分・保管・移動の判断基準を決めて運用することが重要です。
| 見直し対象 | 判断の例 |
| 長期間使用していない資料 | 保管期限を過ぎている場合は廃棄を検討 |
| 重複している備品 | 必要数を残して整理する |
| 保管目的が不明な物品 | 管理者を確認し不要なら処分 |
| 故障・破損した備品 | 修理または廃棄を判断 |
不要なものを減らすことで保管スペースを確保しやすくなり、必要な書類や備品を探す時間の削減につながります。
（2）整頓｜必要なものを誰でも使いやすく配置する
整頓は、必要なものを必要なときにすぐ取り出せる状態を整える取り組みです。書類や備品が決まった場所に保管されていないと、探し物に時間がかかり、業務効率の低下につながります。
そのため、使用頻度や用途に応じて保管場所を決め、誰でも同じ手順で利用できる環境を整えることが重要です。
| 整頓のポイント | 実施内容 |
| 使用頻度で配置する | よく使うものを取り出しやすい場所に置く |
| 保管場所を明確にする | ラベルや表示で収納場所を見える化する |
| 分類ルールを統一する | 書類や備品を用途別に整理する |
| 原状復帰を徹底する | 使用後は決められた場所へ戻す |
整頓のルールを統一することで、必要な書類や備品を探す時間を削減しやすくなります。また、担当者以外でも保管場所を把握しやすくなるため、業務の属人化防止や引き継ぎの円滑化にもつながります。
（3）清掃｜職場をきれいな状態に維持する
清掃は、事務所内をきれいな状態に保ちながら、設備や備品の異常を確認する取り組みです。日常的に清掃を行うことで、快適な職場環境を維持しやすくなります。
また、清掃を単なる掃除で終わらせず、点検の機会として活用することで、設備の不具合や劣化の早期発見にもつながります。
| 清掃の対象 | 確認する内容 |
| デスク・作業スペース | ほこりや汚れの有無 |
| 会議室・共有スペース | 整理整頓の状態や清潔さ |
| OA機器・設備 | 故障や異常音の有無 |
| 通路・床面 | 障害物や転倒リスクの有無 |
定期的な清掃を継続することで、ほこりや汚れの蓄積を防ぎ、衛生的な職場環境を維持しやすくなります。
（4）清潔｜整理・整頓・清掃を標準化する
清潔は、整理・整頓・清掃によって整えた状態を維持するための仕組みづくりを指します。一時的に職場をきれいにするだけではなく、誰が担当しても同じ水準で管理できるようルールを標準化することが重要です。
| 標準化する項目 | 内容 |
| 整理整頓ルール | 保管場所や分類方法を統一する |
| 清掃手順 | 清掃箇所や実施方法を明確にする |
| 点検方法 | チェックリストで状況を確認する |
| 担当者・頻度 | 実施者と実施タイミングを決める |
ルールや手順を文書化し、定期的な点検を行うことで、担当者が変わっても同じ基準で管理しやすくなります。
（5）しつけ｜ルールを定着させて継続する
しつけは、整理整頓や清掃に関するルールを職場全体へ浸透させ、継続的に実践できる状態を維持する取り組みです。ルールを定めるだけでは定着しないため、日常業務の中で繰り返し実践し、習慣として根付かせることが重要です。
| 定着に向けた取り組み | 内容 |
| ルールの周知 | 全従業員へ運用基準を共有する |
| 日常業務での実践 | 整理整頓や清掃を習慣化する |
| 定期的な確認 | 運用状況を点検し遵守状況を確認する |
| 継続的な見直し | 課題を把握しルールを改善する |
しつけを継続することで、5S活動が一時的な取り組みではなく、組織全体の行動基準として定着しやすくなります。
3．事務所の整理整頓アイデア20選｜簡単・すぐに実践できるお役立ちグッズも紹介
（1）書類の保管場所を統一する
『コクヨ ファイルボックス-FS』は、A4サイズの書類をまとめて収納できるファイルボックスです。書類を案件別・部署別・用途別に分類しやすく、保管場所のルール化にも活用できます。
収納幅94mmの設計で書類を効率的に保管できるほか、棚やキャビネット内の整理にも適しています。
| 商品の特徴 | ・A4サイズの書類を分類して保管できる ・書類の保管場所を統一しやすい ・キャビネットや棚の収納効率向上につながる |
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（2）ファイルに管理ルールを設ける
『マルマン インデックス』は、A4サイズ・2穴タイプのファイルに対応したインデックスシートです。10山5組入りで、案件別、部署別、月別などの分類に活用できます。カラフルな見出しタブにより、必要な書類の位置を把握しやすく、ファイル内の管理ルールを明確にしやすい点が特徴です。
見出し部分はラミネート加工されており、油性ペンで項目名を記入できます。
| 商品の特徴 | ・ファイル内の書類を項目別に分類できる ・見出しタブで必要な書類を探しやすい ・ラミネート加工により見出し部分を長期的に使いやすい |
（3）デスク上の私物を最小限にする
『KINGFOM デスクオーガナイザー』は、文房具や小物をまとめて収納できる卓上収納用品です。5つのコンパートメントと小さな引き出しがあり、ペン、付箋、クリップ、カード、スマートフォン周辺用品などを分類して収納できます。
デスク上の私物や小物を置きっぱなしにせず、用途ごとに収納場所を分けられるため、作業スペースを整理しやすくなります。
| 商品の特徴 | ・文房具や小物を用途別に分類できる ・デスク上の私物を整理しやすい ・小さな引き出しで細かな備品も収納できる |
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（4）共有備品の定位置管理を徹底する
『サンワサプライ キャスター付き収納ワゴン』は、A4書類や小物を収納できる4段タイプのデスクワゴンです。浅い引き出しと深い引き出しが各2個あり、書類や備品を種類別に分けて管理できます。
キャスター付きのため、必要な場所へ移動しやすく、前輪ストッパーで設置時の固定も可能です。
| 商品の特徴 | ・共有備品の置き場所を統一しやすい ・書類や小物を種類別に収納できる ・キャスター付きで移動と固定がしやすい |
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（5）文房具を用途別に分類する
『リヒトラブ デスクトレー』は、A4サイズの書類や事務用品を収納できるデスクトレーです。付属の見出し用紙に内容を記載すれば、用途別や担当者別に分類しやすくなります。
外側はP.P.素材のため汚れを拭き取りやすく、文房具や書類を用途別に整理する収納用品として活用できます。
| 商品の特徴 | ・A4書類や事務用品をまとめて収納できる ・見出し用紙で用途別に分類しやすい ・外側の汚れを拭き取りやすい |
（6）配線を整理して見える化する
『サンワダイレクト ケーブルトレー 200-CT008BK』は、デスク下に電源タップやケーブルを収納できる配線整理用品です。底面には配線口があり、ケーブルを通しながら整理できます。
電源タップや余ったケーブルを床に置かずにまとめられるため、デスク周りの配線を見えにくくし、足元や床面をすっきり保ちやすくなります。
| 商品の特徴 | ・電源タップとケーブルをまとめて収納できる ・クランプ式でデスクに穴を開けずに取り付けられる ・配線を床に置かず、デスク周りを整理しやすい |
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（7）ペーパーレス化を進める
『富士通 ScanSnap iX1600』は、A4書類、レシート、名刺、写真などをスキャンできるドキュメントスキャナーです。毎分40枚の高速スキャンと両面読み取りに対応しており、紙書類の電子化を進めたい事務所に適しています。
Wi-Fi接続やUSB接続に対応し、スキャンデータをクラウドサービスへ保存することも可能です。
| 商品の特徴 | ・紙書類をスキャンして電子化できる ・両面読み取りと高速スキャンに対応している ・クラウド保存により書類共有や管理を進めやすい |
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（8）キャビネットにラベルを貼る
『キングジム テプラ PRO SR-R2500』は、スマートフォンとBluetoothで接続してラベルを作成できるラベルプリンターです。キャビネット、ファイル、収納ボックスなどにラベルを貼ることで、保管場所や内容物を見える化しやすくなります。
事務所内の収納ルールを統一したい場合や、備品の定位置管理を進めたい場合に活用できます。
| 商品の特徴 | ・スマートフォンからラベルを作成できる ・4〜18mm幅のテプラPROテープに対応している ・収納場所や備品名を見える化しやすい |
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（9）在庫管理表を作成する
『コクヨ バインダーノート』は、ルーズリーフや書類を差し替えながら管理できるバインダーです。最大100枚まで収容でき、スライド式のとじ具により中紙の追加や入れ替えがしやすい仕様です。
カラー見出しやクリヤーポケットが付いているため、在庫管理表、備品リスト、点検記録などを項目別に整理できます。
| 商品の特徴 | ・管理表や記録用紙を差し替えて使える ・カラー見出しで項目別に分類しやすい ・クリヤーポケット付きで資料も一緒に保管できる |
（10）郵便物や回覧物の管理ルールを決める
『アイリスオーヤマ レターケース LCJ-5M』は、A4書類を分類して収納できる浅型5段のレターケースです。インデックスシール付きのため、部署別、処理状況別、用途別に分類しやすい点も特徴です。
郵便物や回覧物の置き場所を決めることで、書類の混在や確認漏れを防ぎやすくなります。
| 商品の特徴 | ・A4書類や郵便物を段ごとに分類できる ・インデックスシールで内容を表示しやすい ・郵便物や回覧物の一時保管場所を作れる |
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（11）個人ロッカーを活用する
『アイリスチトセ パーソナルロッカー』は、12人分の収納スペースを備えた樹脂製ロッカーです。従業員ごとに私物や小物の保管場所を分けられるため、デスク周辺に荷物が置かれたままになる状態を防ぎやすくなります。樹脂製でさびにくく、汚れた場合も手入れしやすいため、事務所内の共有スペースやフリーアドレス環境での私物管理にも活用できます。
| 商品の特徴 | ・12人分の収納スペースを確保できる ・私物や小物の置き場所を分けやすい ・樹脂製でさびにくく手入れしやすい |
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（12）共有フォルダの命名ルールを統一する
『キングジム ラベルライター テプラ Lite』は、スマートフォンとBluetoothで接続してラベルを作成できるラベルプリンターです。棚やファイル、マニュアルなどにも同じ名称を表示しておくことで、紙資料とデータの対応関係を整理しやすくなります。
ラベルを使って保管場所や分類名を明示することで、共有資料の管理ルールを統一できます。
| 商品の特徴 | ・スマートフォンからラベルを作成できる ・保管場所や分類名を表示しやすい ・紙資料と共有フォルダの名称をそろえやすい |
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（13）不要書類の廃棄日を設定する
『アイリスオーヤマ オートフィードシュレッダー』は、A4コピー用紙を最大150枚まで自動細断できる業務用シュレッダーです。ダストボックス容量は約39Lで、A4コピー用紙約560枚分の細断くずを収容できます。
不要書類の廃棄日を決めてまとめて処理する場合でも、紙をセットして自動で細断できるため、廃棄作業の負担を軽減しやすくなります。
| 商品の特徴 | ・A4コピー用紙を最大150枚まで自動細断できる ・クロスカット方式で書類を細断できる ・約39Lの大容量ダストボックスを備えている |
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（14）来客スペースを定期的に点検する
『山崎実業 tower テーブル下収納ラック』は、テーブル下に収納スペースを追加できるスチール製の収納ラックです。リモコンやティッシュ、小物類を天板下にまとめて収納できるため、デスクやテーブル上の散らかりを抑えられます。
デスク上の私物を最小限にしたい場合や、リモートワーク中に使う小物を手元にまとめたい場合に適しています。
| 商品の特徴 | ・テーブル下の空間を収納スペースとして活用できる ・リモコン、ティッシュ、小物類をまとめて収納できる ・スチール製で耐荷重約4kgに対応している |
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（15）フリーアドレスに対応した収納を整備する
『ナカバヤシ セキュリティデスクトップケース』は、A4フラットファイルを収納できる5段タイプのレターケースです。鍵1つで一括施錠できるセキュリティロック機構を備えており、重要書類や共有資料の管理に活用できます。
フリーアドレスの事務所で個人ごとの書類や備品を管理する際にも、保管場所を分けやすくなります。
| 商品の特徴 | ・A4フラットファイルを収納できる ・鍵1つで一括施錠できる ・フリーアドレス時の書類や備品管理に活用できる |
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（16）5Sパトロールを実施する
『コクヨ クリップボード A4』は、A4書類を分類しながら持ち運べるクリップホルダーです。3段ポケットにより、点検表、チェックリスト、改善メモなどを分けて収納できます。5Sパトロール時に確認項目を記入したり、改善前後の記録用紙をまとめたりする際に活用できます。
| 商品の特徴 | ・A4書類を3段ポケットで分類できる ・立ったまま記入しやすい ・5Sパトロール時の点検表や改善メモを持ち運びやすい |
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（17）整理整頓チェックリストを活用する
『キングジム クリアーファイル 差し替え式』は、A4書類を収納できる差し替え式のクリアーファイルです。台紙入りのポケットを備えており、整理整頓チェックリストや点検表、改善記録などをまとめて保管できます。
ポケットの追加にも対応しているため、チェック項目や運用ルールの変更にあわせて書類を差し替えながら管理できます。
| 商品の特徴 | ・A4書類をポケットに収納できる ・チェックリストや点検表をまとめて保管できる ・ポケットを追加しながら書類を管理できる |
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（18）写真で改善前後を記録する
『Anker PowerConf C200』は、2K画質に対応したコンパクトなウェブカメラです。最大2560×1440の解像度で撮影でき、オートフォーカス機能により被写体に自動でピントを合わせられます。視野角は65°、78°、95°から調整できるため、事務所内の改善前後を記録する際に、撮影範囲に応じて画角を選ぶことができます。
| 商品の特徴 | ・2K画質で改善前後の様子を記録できる ・オートフォーカス機能で自動でピントを合わせられる ・視野角を65°、78°、95°から調整できる |
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（19）部署ごとに整理整頓担当者を設置する
『コクヨ 吊り下げ名札セット』は、名刺・IDカード用の吊り下げ名札です。カード寸法56×91mmに対応しており、カードを3枚まで収容できます。
チャック付きソフトケースと透明プロテクターを備えているため、社員証や担当者カードの管理に活用できます。
| 商品の特徴 | ・名刺・IDカードを3枚まで収容できる ・チャック付きソフトケースでカードを管理できる ・整理整頓担当者の役割表示に活用できる |
（20）月1回の整理整頓デーを設ける
『リヒトラブ ToDoチェックリストボード』は、タスクを記入してチェックできるToDoリスト用のボードです。マーカーをスライドさせて完了状況を確認でき、10個のタスクを記入できます。
本体サイズは20×12×0.6cmで裏面には掛け穴が付いているため、フックに掛けて使用できます。
| 商品の特徴 | ・10個のタスクを記入できる ・マーカーをスライドして完了状況を確認できる ・月1回の整理整頓デーの作業項目を見える化できる |
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4．整理整頓に取り組む企業の5S活動の改善事例
（1）5Sの視点で職場環境を整備した改善事例
サニーベイルイン鳴海では、職員の職場環境に対する意識が薄く、他職員の使いやすさを考慮した整理整頓ができていないことが課題でした。そこで、リーダーが因果関係図を用いて5S活動の目的を共有し、使い勝手の悪いエリアを洗い出しました。
さらに、5Sシートで担当者・期限・実施方法を明確にし、エリアごとの手順書を作成することで、継続的に職場環境を整備できる体制を整えました。その結果、職員間で5S活動の目的や進め方を共有しながら、継続的な改善に取り組める環境づくりにつながっています。
参考：
https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/R1_Seisansei_shisetsu_Guide02.pdf
（2）文書管理規程を整備して保管スペースを改善した事例
社会福祉法人シルヴァーウィング新とみでは、文書管理規程が整備されておらず、整理整頓の責任者や運用ルールが不明確なことから長期間保管された書類や物品が倉庫を圧迫していました。そこで、介護職のリーダーが5Sの考え方を基に施設内を巡回し、整理対象となる書類や物品、適切な収納場所を特定しました。
また、書類整理に関する規程を整備し、廃棄基準や権限を明確化したことで、不要な保管物の整理が進み、文書管理と資機材の収納環境の改善につながっています。
参考：
https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/R1_Seisansei_shisetsu_Guide02.pdf
（3）書類の定置化とレイアウト変更で業務効率を向上した事例
社会福祉法人寿量会 天寿園では、利用者に背を向けて書類業務を行うデスク配置や、書類の整理整頓不足により、必要書類を探す時間が発生していました。そこで、職員間で5S活動の目的や課題を共有し、使用頻度に応じた収納ルールを整備しました。
書類やファイルを用途別に定置化し、不要なチラシ類を廃棄するとともに、使用後は元の場所へ戻す運用を徹底しました。
さらに、利用者を見守りながらパソコン作業ができるようデスク配置を見直したことで、書類探索時間の削減と業務効率の向上につながった事例です。
参考：
https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/R1_Seisansei_shisetsu_Guide02.pdf
5．まとめ
事務所の整理整頓は、書類や備品の置き場所を明確にし、不要なものを減らすことから始められます。5S活動を取り入れて管理ルールを整えることで、探し物の時間削減や業務効率化につながります。